Tietosuoja-asetuksen edellyttäminen Tili-ja isännöintipalvelut tehtäviin
Tietosuoja-asiakirja täydentää voimassa olevaa tili- ja isännöintisopimusta ja tulee voimaan 25.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Tilipaikka Oy, Pisteenpolku 4, 03100 Nummela
010 239 1010, info@tilipaikka.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Heleena Peltonen
heleena.peltonen@tilipaikka.fi
010 239 1009

3. Rekisterin nimi

Tilipaikka Oy:n isännöinnin ja tilitoimiston rekisterit
• Asukasluettelo
• Osakasluettelo
• Muutostyö ja remonttirekisteri
• Palkka-, palkkionmaksurekisteri
• Isännöintitoimiston asiakasrekisteri
• Tilitoimiston asiakasrekisteri
• Laskutusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tilipaikka Oy:n asiakastietojen tietosuojaselosteen henkilötietoja käsitellään asiakkaan kanssa tehdyn palvelusopimuksen mukaisten palveluiden tuottamiseen ja hallinnointiin sekä asiakassuhteen ja asiakasviestinnän hoitamiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Kunkin asiakasyrityksen ja rekisterin tiedot vaihtelevat asiakkaan palveluiden mukaan.

Käsiteltävät rekisterit sisältävät tietosuoja-asetuksen tarkoittamia henkilötietoja.

Rekisterit sisältävät tiedot: henkilön nimi, syntymäaika tai henkilöturvatunnus, postiosoite, laskutusosoitteen, puhelinnumero, sähköposti, pankkitilinumero, yritysten nimi, y-tunnus, yhteyshenkilö

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään tai isännöinnin luovuttavalta yritykseltä sekä palvelujen käytön kautta. Asukasrekisteriä täydennetään lisäksi Maistraatin asukastietopalvelusta.

7. Tietojen säännönmukainen luovutus

Tilipaikka Oy ei käytä tai hyödynnä asiakkaan aineistoa muuhun kuin palvelusopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Asiakkaan aineistoa ei näytetä, eikä luovuteta sivulliselle eikä anneta sitä oikeudetta teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi.

Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Asukastiedot luovutetaan taloyhtiössä toimivalle huoltoyhtiölle, jolla ovenavauspalvelusopimus, jotta he voivat varmistaa ovenavauksen oikeutetulle henkilölle.

8. Tietojen siirto

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaate

Manuaalinen aineisto
Mahdollinen asiakkaan henkilötietoa koskeva manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on rajoitettu pääsy.

ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tiedot säilytetään palveluntarjoajien konesaleissa. Palvelun tarjoajat: Magic Cloud, Visma – Fivaldi, Accountor Finago Oy.
Tilipaikka Oy:n tietokoneilla ei säilytetä mitään asiatietoja, kaikki tiedot on ylläluetelluissa palveluntarjoajien konesaleissa.
Tietokoneille kirjautuminen edellyttää henkilökohteista käyttäjätunnus salasanaparia, joka vaihtuu pakotetusti määräajoin.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa Tilipaikka Oy isännöinnin asiakasrekisterissä olevat häntä koskevat henkilötiedot kirjallisella asiakkaan allekirjoittamalla pyynnöllä. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna. Pyyntö tulee toimittaa Tilipaikka Oy Tili-ja isännöinnin rekisterin yhteyshenkilölle.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys Tilipaikka Oy Tili-ja isännöinnin rekisterin yhteyshenkilöön.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisteritietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin sekä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.